Dématérialisation, transformation numérique simple et facile : retour d’expérience

Rien de mieux parfois qu’une petite mise en situation pour nous aider à mieux cerner les enjeux et les bénéfices de la dématérialisation. Aujourd’hui, nous imaginerons le cas de Patrick, qui doit s’assurer du bon fonctionnement des panneaux photovoltaïques du centre St Laurent, et de Isabelle, qui doit inspecter le site industriel Hydro. Tous deux sont des inspecteurs/auditeurs du bureau de certification, et leur rôle est de réaliser régulièrement des contrôles pour éviter tout incident.  

Objectif dématérialisation : mise en contexte

La mission a été en amont organisée par Michel, le directeur. Celui-ci dispose des informations centralisées pour prévenir, suivre, et planifier les interventions à effectuer par ses équipes. Pour optimiser les missions, s’assurer de leur efficacité et que les process soient bel et bien respectés, Michel a choisi au préalable de dématérialiser les formulaires, jusqu’à présent saisis sur papier.

Il a veillé à ce que cette transition numérique, cette dématérialisation, soit la plus simple possible en utilisant un outil flexible et personnalisable.  

Dématérialisation des formulaires : les avantages

Désormais, au cours de leurs déplacements, Patrick et Isabelle disposent des formulaires adaptés à leurs missions, avec l’ensemble des informations embarquées, pour pouvoir travailler même en cas d’absence de connexion internet. L’application de formulaires électroniques utilisée sur leurs périphériques mobiles leur permet de contrôler, vérifier la qualité des installations et de signaler tout dysfonctionnement par saisie de texte et capture de photo.

Michel, qui supervise depuis son bureau toutes les équipes sur le terrain, reçoit automatiquement les formulaires saisis pendant les inspections. Comme il est le garant de la qualité des installations, Il peut analyser immédiatement les retours et déclencher une assistance selon l’urgence. Il peut aussi créer un rapport d’intervention avec différents niveaux de statistiques, éditer cela dans son outil bureautique préféré et le partager aux différentes instances par mail.

De plus, les informations sont exportables dans l’ERP de l’entreprise sans ressaisie. Michel n’a pas besoin de connaissance en développement et en cas d’adaptation des formulaires, il peut faire les adaptations sans intervention extérieur. Elles seront automatiquement répercutées auprès des équipes itinérantes.    

En conclusion, les bénéfices de la dématérialisation des formulaires ont été multiples pour Michel :

• Respects des process, normes, cycle de validation et qualité amélioré, meilleure prévention des risques associés
• Simplification de la collecte de données et partage optimisé en temps réel
• Meilleur contrôle sur les opérations à venir, en cours et planification pour les inspecteurs (calendrier d’intervention)
• Élimination du papier, des risques de mauvaise interprétation et des coûts associés dont les tâches manuelles 
• Accélération, fiabilisation de la transmission et centralisation de l’information 
• Meilleure supervision et capacité d’analyse (conformité, non-conformité, mesures correctives)
• Renforcement du partage, de la sécurité et la confidentialité des échanges
• Intégration simple dans le SI en place
• Flexibilité de création et d’évolution des formulaires sans coûts additionnels

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