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La puissante lettre « Nous passons au zéro papier » avec définition, objectifs et exemple de la dématérialisation.


Dans cet article, nous présentons les principales préoccupations liées au passage au zéro papier, ainsi que la stratégie gagnante pour les surmonter lors de vos éfforts dans la dématérialisation.

Avant d’avoir créé cette plateforme d’inspection spécialisée, notre équipe accompagne depuis plus de 25 ans des organisations dans leur gestion des données et dans la réduction de leur dette technologique par le développement de logiciels sur mesure.

Sans se venter, un effet secondaire de travailler main dans la main avec des partenaires de grandes entreprises bien établies, a fait de nous des experts en gestion du changement.

Développer un logiciel sur mesure qui simplifie les transactions de données est une chose, mais s’assurer que votre équipe l’utilise en est une autre.

D’après nos observations, ce ne sont pas les jeunes entreprises nées à l’ère du numérique qui se demandent ce que signifie le passage au zéro papier, mais ce sont les grandes entreprises pionnières qui s’inquiètent de ce changement.

Il n’y a aucune raison d’être gêné par le rattrapage, car une fois que vous l’aurez fait, vous tirerez parti de votre expérience pour créer une culture qui accueille l’innovation et dépasse les objectifs de vos équipeset faire comprendre les bénéfices et l’objectif principale de la dématérialisation qui, par définition est d’utiliser des processus numériques au lieu du papier, pour simplifier le travail, et sauver du temps et de l’argent.

Si vous voulez comprendre comment diriger votre équipe et surmonter les inquiétudes liées au passage au zéro papier, mais que vous ne savez pas quelles stratégies de transformation numérique pourraient fonctionner pour vous et lesquelles ne feront que vous faire perdre du temps, alors continuez à lire car, tout comme nous avons soigneusement conçu nSpek pour les organisations ayant ces difficultés, nous avons rendu le processus de gestion du changement encore plus simple pour quelqu’un comme vous.

 

Communiquez le changement.

Le terme « zéro papier » fait partie d’un jargon récent qui, par définition, décrit les efforts déployés pour éliminer l’utilisation du papier dans un contexte commercial, principalement dans les procédures internes. Les pages imprimées sont remplacées par des documents numériques, des communications par courrier électronique et on encourage que les données soient stockées sur des serveurs au lieu d’armoires à dossiers physiques.

Comme vous pouvez l’imaginer, votre équipe ou vos clients vont essayer de comprendre à quoi ressemblera leur quotidien une fois qu’un processus électronique fera partie de leur vie quotidienne. Toutes les transformations numériques réussies de ce type ont toujours bénéficié d’une simple lettre : « Nous passons au zéro papier ».

 

Voici un exemple de modèle :

 

“Nous passons au zéro papier !

Notre entreprise a le plaisir de vous informer qu’à partir du mois prochain, nous n’enverrons plus de factures, de reçus, de formulaires, de rapports, de déclarations fiscales, de chèques de salaire ou de lettres sur papier. Toute la correspondance vous sera désormais distribuée par courrier électronique.

Nous sommes très heureux de cette initiative. Ce changement positif permettra à chacun d’être informé de la manière la plus rapide possible. Cela nous aidera également à améliorer notre empreinte carbone.

Nous vous remercions pour votre soutien continu.”

Créez une urgence alignée sur les valeurs de votre entreprise.

Si vous n’investissez pas dans des moyens innovants pour mieux travailler et communiquer, tout en réduisant votre empreinte carbone, vos concurrents le feront.

Cette lettre « Passons au zéro papier » est la première étape pour vous assurer que vous ne perdez pas d’employés ou de clients au profit d’autres entreprises, tout en conservant votre position de leader dans votre secteur.

Ce que font la plupart des personnes qui s’établissent comme leader de la transformation numérique, c’est envoyer un brouillon de cette lettre aux principales parties prenantes afin de recueillir leurs commentaires. Cela permettra non seulement de faire avancer les choses, mais aussi de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

Vous pouvez également joindre un commentaire expliquant comment cela évitera à votre entreprise d’être obligée de dépenser plus d’argent et beaucoup plus de temps pour se remettre sur les rails alors que le marché devient plus compétitif à l’ère du numérique.

 

Pourquoi attendre que cela se produise ?

Si la seule chose que vous obtenez d’une telle initiative est une date qui vous indique la voie à suivre pour moderniser votre collecte de données, ou si la seule chose que vous obtenez est d’être nommé en tant que nouveau leader de telles initiatives, qu’il en soit ainsi.

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Mais que se passerait-il si vous pouviez aider votre entreprise à éliminer le processus papier ?

Les industries évoluent aussi vite que la technologie. Ne laissez pas votre entreprise prendre du retard parce que quelqu’un vous a dit que les gens ne peuvent pas changer, que c’est ainsi que vous avez toujours fait les choses ou que l’analyse de la transformation numérique demande du temps et des conseils de consultants coûteux. Avec cette simple lettre ou cet e-mail, vous pouvez être la première personne dans la pièce à utiliser de nouveaux outils, à appliquer de nouvelles stratégies et à obtenir des résultats plus rapides.

Contactez-nous pour être cette personne.

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