Comment créer des formulaires numériques pour une collecte de données efficace

15 mars 2023

Les appareils mobiles sont devenus omniprésents dans notre vie quotidienne et la façon dont nous interagissons avec le monde a changé en conséquence. Pour les entreprises, cela signifie que l’époque des processus sur papier est révolue (vérifiez comment : même vos employés les plus réfractaires au changement en conviendront), mais l’abondance de données générées à un rythme toujours plus rapide peut être accablante si vous ne savez pas par où commencer.

Selon Statista, le volume total de données était de 64,2 zettaoctets en 2020 ; il devrait atteindre 181 zettaoctets d’ici à 2025. Les industries lourdes telles que l’exploitation minière, la construction et la fabrication génèrent un volume important de données qui doivent être collectées et analysées en temps réel afin d’optimiser les opérations, d’améliorer la sécurité et d’accroître la productivité. Dans ce contexte, les formulaires numériques mobiles peuvent être un outil puissant pour une collecte de données efficace, permettant aux travailleurs sur le terrain de collecter et de soumettre des données en temps réel à partir de n’importe quel appareil, n’importe où et à n’importe quel moment.

Avantages des formulaires numériques adaptés aux mobiles :
Les formulaires numériques mobiles offrent une série d’avantages aux industries lourdes. Tout d’abord, ils peuvent améliorer considérablement la qualité des données en minimisant les erreurs de saisie, en permettant la validation des données en temps réel et en réduisant la saisie manuelle des données. Deuxièmement, ils peuvent accroître la productivité en réduisant le temps nécessaire à la collecte et à l’analyse des données, ce qui permet aux travailleurs de se concentrer sur des tâches essentielles. Troisièmement, ils peuvent réduire les coûts associés à la collecte de données sur papier, tels que les coûts d’impression, de stockage et de transport. Quatrièmement, ils peuvent améliorer la sécurité en permettant aux travailleurs sur le terrain de signaler les incidents en temps réel, ce qui permet à la direction de prendre des mesures immédiates pour prévenir d’autres incidents. Il ne s’agit là que de quelques-unes des fonctionnalités de base que tout générateur de formulaires devrait posséder.

Les défis de la création de formulaires numériques adaptés aux mobiles :
Malgré ces avantages (et les avantages non monétaires tels que l’intégrité accrue par rapport aux processus papier sujets aux variations), il existe plusieurs défis associés à la création de formulaires numériques conviviaux pour les mobiles. L’un des plus grands défis est la conception UX, qui est essentielle pour créer des formulaires faciles à utiliser et à naviguer sur de petits écrans. C’est là que les logiciels hérités de Microsoft, même s’ils sont réactifs, ne réussissent pas à s’adapter aux applications du monde réel. Avez-vous essayé de faire défiler à gauche et à droite, de zoomer et de dézoomer dans un tableau dynamique, tout en essayant de garder l’équilibre sur une échelle ?

Pour créer un formulaire mobile efficace :
1. Optimisez la conception de votre formulaire en supprimant les sections redondantes ou non pertinentes qui peuvent rendre son utilisation difficile sur les appareils mobiles.
2. Utilisez autant que possible des listes déroulantes pour réduire le nombre de champs et simplifier l’expérience de l’utilisateur.
3. Veillez à ce que vos boutons de soumission soient suffisamment grands et placés dans des zones facilement cliquables afin que les utilisateurs puissent soumettre leurs entrées de formulaire sans effort.
4. Donnez la priorité à la vitesse et à l’efficacité en testant et en optimisant le temps de chargement de vos formulaires numériques, en particulier pour les utilisateurs mobiles qui peuvent avoir des connexions Internet plus lentes.
5. Testez minutieusement vos formulaires numériques sur différents appareils et plateformes avant de les publier ou de les distribuer à votre équipe sur le terrain, afin de vous assurer qu’ils fonctionnent correctement et qu’ils offrent une expérience utilisateur transparente.

Un autre défi consiste à s’assurer que les flux de travail sont optimisés pour les appareils mobiles, ce qui permet aux travailleurs sur le terrain de collecter et de soumettre des données rapidement et efficacement. Les différentes permissions des utilisateurs et la collaboration sont également des éléments importants à prendre en compte. Il est également important de demander à vos autorités de réglementation si les solutions en nuage sont conformes aux politiques de traitement des données de votre secteur, ou si une solution sur site respecterait mieux ces politiques. Notez que les appareils mobiles peuvent présenter des risques de sécurité s’ils ne sont pas correctement configurés. Enfin, les capacités hors ligne utilisant la technologie Progressive Web App sont cruciales pour permettre aux travailleurs de continuer à travailler même lorsque la connectivité est faible ou inexistante.

Développement effectué en interne vs solutions réservées aux entreprises vs fournisseurs SAAS traditionnels :
Lorsqu’il s’agit de choisir un fournisseur de logiciels pour créer une application de formulaire numérique, les entreprises ont trois options. Dépenser des millions pour la recherche et le développement en interne, les fournisseurs SAAS traditionnels ou les sociétés orientées vers les solutions d’entreprise uniquement. Les fournisseurs SAAS traditionnels proposent généralement des options économiques et de niveau intermédiaire avec une limitation du nombre de fonctionnalités, de modèles et d’utilisateurs, ce qui peut ne pas offrir le niveau nécessaire d’assistance, de flexibilité, de sécurité et de contrôle exigé par les industries lourdes.

D’autre part, les sociétés orientées vers les solutions d’entreprise uniquement offrent une agilité de type SAAS et une faible barrière à l’entrée sans compromettre les besoins des industries lourdes, en fournissant des solutions personnalisées et une véritable approche de partenariat qui s’alignent de manière transparente sur la diligence, l’accessibilité et l’opérativité, souvent plus grandes que les ERP géants.

L’utilisation de formulaires mobiles a permis à des pionniers de l’industrie comme Agnico Eagle d’améliorer la qualité des données, d’augmenter la productivité et de réduire les coûts. En relevant les défis associés à la création de formulaires numériques et en choisissant le bon fournisseur de logiciels, les entreprises peuvent maîtriser leurs processus de collecte de données et rester compétitives dans un monde de plus en plus axé sur les données.

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